我们知道BEC考试可能会出现邮件的写作问题，其实在职场上，也避免不了要发英语邮件，尤其是在外企工作的人，发英文邮件是令大多数人头疼的事情。如果使用不恰当或不正确的语言，不断地在电子邮件中犯错，很有可能让人无法读懂，甚至印象分会大打折扣。

我们先从大家最关心的问题来分享，英文邮件中，可以用Miss或Mrs.称呼女士吗?

答案是否定的，因为你并不确定邮件接收人是否结婚，所以用Miss或Mrs.称呼女士就不太合适了。下面给大家分享一些比较正式的用法：

✅Dear Sir or Madam, 亲爱的先生或女士，

Dear Sir Or Madam: Thank you very much for the nice comments and your continuous support.

尊敬的先生或女士，非常感谢您的好评和持续支持。

✅To whom it may concern: 敬启者：(美式英语中较常用)

You can just put "Dear Sir or Madam", or you can write "to whom it may concern".

你可以只写“亲爱的先生或女士”，也可以写“敬启者”。

✅Dear Mr/ Ms Jones, 尊敬的琼斯先生/小姐，

Dear Mr/ Ms Jones, I would like to request information about your company to facilitate my research for a school project.

尊敬的琼斯先生/小姐，我想向贵公司咨询一些信息，以帮助我为学校项目进行研究。

✅Dear Dr Smith, 亲爱的史密斯博士，

Dear Dr Smith, I'm writing in response to the advertisement you placed in Chicago Newsdaily for a librarian on Monday, Aug. 23.

亲爱的史密斯博士，我写这封信是为了回应你在8月23日星期一《芝加哥新闻报》上刊登的招聘图书管理员广告。

以上，是最基础的问候语，下面我们继续分享英文邮件其他部分的正确用法

写信/回复的理由

正式用法：

✅I am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my booking/ to ask for further information about …

我写信是为了预定/申请……的职位/确认我的预订/询问有关的进一步信息…

✅I am writing with regard to the sale of …/ to the complaint you made on 29th February.

我写的是关于...的销售情况/2月29日你提出的投诉。

✅Thank you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the conference in Brussels.

感谢您2月29日关于...销售/关于布鲁塞尔会议的电子邮件。

✅With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…

关于我们星期五的电话交谈，我想让你知道…

非正式用法：

✅Just a quick note to invite you to…/ to tell you that…

只是一个简短的便条邀请你/告诉你…

✅This is to invite you to join us for...

这是邀请你加入我们…

✅Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.

谢谢你的电子邮件，收到你的来信真是太好了。

✅I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…

我想让你知道/告诉你/问你是否…

提出请求/询问信息

正式用法：

✅Could you please let me know if you can attend … / if you are available for a meeting on 12th December?

你能告诉我你是否能参加……/你是否有时间参加12月12日的会议?

✅I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days.

如果您能寄给我一本小册子/如果您能在两天内答复，我将不胜感激。

✅Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager?

你能安排一次和物流经理的会议吗?

✅I would also like to know if there are any swimming pools in your area.

我还想知道你们那儿是否有游泳池。

✅Please let me know how much the tickets cost.

请告诉我票价多少钱。

非正式用法：

✅I was wondering if you could come and see me sometime next week.

我想知道你下星期什么时候能来看我。

✅Would you mind coming early to help me clear up the place?

请你早点来帮我打扫这个地方好吗?

✅Do you think you could call Jerry for me?

你能帮我打电话给杰瑞吗?

✅Can you call me/ get back to me asap? (as soon as possible)

你能尽快打电话给我吗?(尽快)

提供帮助/给出信息

正式用法：

✅We are happy to let you know that your article has been selected for publication.

我们很高兴地通知您，您的文章已被选定出版。

✅I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels on 20 September 2014.

我很高兴地通知您，我们将于2014年9月20日在布鲁塞尔举行我们的年会。

✅We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions.

我们遗憾地通知您，由于天气恶劣，演出取消了。

✅We are willing to arrange another meeting with the CEO.

我们愿意与董事长再安排一次会晤。

✅We would be glad to send you another statement if necessary.

如有必要，我们将另发一份声明。

✅Please do let me know if I can be of further assistance.

如果我能得到进一步的帮助，请告诉我。

✅Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us.

如果您需要进一步的信息/帮助，请务必与我们联系。

非正式用法：

✅I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.)

对不起，我明天去不了。(我明天不能来。)

✅I’m happy to tell you that John and I are getting married next month.

我很高兴地告诉你，约翰和我下个月就要结婚了。

✅Would you like me to come early and help you clear up the place?

你想让我早点来帮你打扫这个地方吗?

✅How about I come and help you out?

我来帮助你走出困境怎么样?

✅Do you need a hand with moving the furniture?

你需要帮忙搬这些家具吗?

还有一部分经常被大家忽视，就是结尾部分，这也是给对方留下好印象的重要机会~你应该表示出感谢之情，感谢对方愿意花时间配合、回复你，但是要注意不要长篇大论，一句话概括就够了。

✅I look forward to hearing from you.

我期待着你的回信。

✅I look forward to hearing when you are planning to visit our town.

我期待着收到你计划访问我们城镇的回信。

最后，给大家画重点啦!

To&CC发送，抄送对象一定要分清。

To: 需要直接对邮件进行回复、采取后续动作的人;

CC(carbon copy): 只需要知晓邮件内容、不需要对邮件做出回复或采取后续行动的人

给女性写信时，不管对方是否已婚，除非对方坚持用Mrs. 这一称呼，一般都用Ms. 来称呼对方。

如果跟收件人关系比较亲密，则可以在Hi、Hello或者Hey后面写上对方的名字并加一个逗号(，)：

Hi Tom,

Hello Aaron,

Hey Henry,

Complementary Closing 结尾敬语不草草了事

大家都了解清楚了吗?一定要牢牢记住以上商务邮件的正确用法，并能熟练运用。不仅仅是参加BEC商务英语考试可能会用到，职场的中也可能会使用。如果您对英语学习感兴趣，想要深入学习，可以了解沪江网校精品课程，量身定制高效实用的个性化学习方案，专属督导全程伴学，扫一扫定制专属课程。