1. Clearness 清晰

“清晰”是商务写作很重要的原则。你应该让读者一看完每个句子就了解句子的意义。要使文件清晰明了，可以自问下列这些问题：

□ 你的句子是不是大都简短而直接？
□ 你有没有加入标题，方便读者快速浏览？
□ 你有没有把重要的信息用项目符号或数字编成列表？
□ 你用的是不是“普通”英语？
□ 你有没有把任何首字母缩写或专业术语解释清楚？

2. Conciseness 简洁

① “简洁”对忙碌的读者来说非常重要。

② 但“简洁”必须跟“清晰”的原则相配合，不要为了缩短文件的长度而省略重要信息。正确的做法是把信息分成小块，让读者可以一次掌握一个主题。不妨把多余的词去掉，比如：

③避免I think（我认为）或Ｉfeel （我觉得）这样的用语。因为在大多数的文件中，你所呈现的信息基本上就是你认为或你觉得的东西。要使文件内容简洁，可以自问下列这些问题：

□ 我是不是立刻就讲到重点？
□ 需要的信息都省略掉了吗？
□ 多余的词和华丽的辞藻都去掉了吗？
□ 我有没有一再重复？

3. Correctness 正确

“正确”的原则关系到许多要素，自问下列这些问题：

□ 文件里所有的名字、日期、事实和数字都写对了吗？
□ 检查过拼写和语法了吗？
□ 文件的格式正确吗？
□ 有没有使用信头？
□ 信封上的地址是打上去的吗？信封的格式清晰而专业吗？
□ 文件里有没有明显的错误？有没有擦掉或涂改的痕迹？

4. Courtesy 礼貌

“礼貌”这个原则在商务写作里指的不仅仅是“Please ”（请）和“Thank you ”（谢谢）这些用语，这里的“礼貌”指的是表示出愿意帮忙的真诚意愿。客户或商业伙伴有任何疑问，立刻以完整正确的信息进
行回复。你可以用下列方式做到“礼貌”的原则：

□ 收到任何来函后尽快回复——让对方等是很不礼貌的行为。
□ 对于情况或问题作出诚实的回应。
□ 提供对方需要或要求的信息。
□ 使用正确的头衔称呼对方（如Drs.或Ms. ）。
□ 使用恰当的结尾敬辞。
□ 采用恰当的语气。

5. Considerateness 体贴

“体贴”这个原则指的是把注意力放在读者身上，也就是确实去考虑对方的需求。要做到“体贴”这一点，自问下列这些问题：

□ 我有没有想过我的读者会是哪些人？
□ 我有没有提供所有他们想要的信息？
□ 我有没有提供所有他们需要知道的信息（尽管他们可能并不知道自己有哪些需要）？
□ 我有没有及时把这些信息传达给他们？
□ 我有没有以读者能够使用与理解的形式来传达信息？

6. Concreteness 具体

“具体”的原则指的是给予读者“具体的信息”不要用比式，也不要用专业术语，给读者具体的事实与分析结果。用词也尽量具体，不要笼统。比如situation这个词就太笼统。situation可以指正在进行的协商、延迟发货、劳资纠纷，或者是其他问题或事件，因此，具体指出你所提及的对象。要使文件内容具体，自问下列这些问题：

□ 我有没有给予读者具体的事实、数量、日期……？
□ 如果没有，有什么合理的理由吗？
□ 我有没有告诉读者，为什么我没有提供具体的信息？
□ 我有没有告诉读者，什么时候可以取得具体的信息？

7. Completeness 完整

确定你的信息内容完整，务必包含足够的信息。你必须考虑到对方在阅读这份文件时，心里会提出哪些问题，但是你也要考虑到有哪些信息是他们不知道自己需要的！一份信息怎么样才算完整，由你自己决
定。要确保你的文件内容完整，自问下列这些问题：

□ 我有没有回答读者可能会提出的问题？
□ 我有没有考虑到读者会怎么处理这份文件？
□ 我有没有给予读者他们需要、而不只是他们想要的信息？

8. Concinnity 和谐

“和谐”是指文件各部分之间要安排妥当，彼此协调。在较长的文件当中，这一点尤其重要。要做到这一点，自问下列这些问题：

□ 文件的内容流畅吗？
□ 文件的层次安排合理吗？
□ 标题的意思清楚吗？
□ 标题有没有用粗体或其他醒目的格式突显出来？
□ 标题与下面的内容相对应吗？
□ 读者能不能在恰当的地方找到他们想要的信息？

（本书由华东理工大学出版社授权沪江英语发布，严禁转载。）