上期我们谈了如何在写作中清晰的表达目的，达成沟通效果。实际上，选择什么样的正式程度也是非常重要的。不合适的语气，不仅会把有趣的事情变得无聊，可能还会损害人际关系，比如，你的一位好朋友升职了，下面这封正经八百的贺信，就会产生深深的违和感：

收到这样一封冷冰冰、假惺惺的邮件，是感觉很莫名其妙呢？太过正式的语气显然不适合这样的场合，正常版本应该是这样：

恰如其分的语气，不仅会让写作达到更好的沟通效果，还会增加个人魅力，营造良好的人际关系。通常商务写作的正式程度可分为三种，formal，semiformal和informal，正式，通俗和非正式。那么，如何选择合适的正式程度？ 我们用一个案例解释：Steven收到了一份建议书，整体很不错，唯一的问题是他认为建议书中的项目进度他们可能会跟不上，需要做些调整，我们看在不同的情况下，Steven是如何做出回复的吧！

一、写给熟悉的同事

因为对方是同一个部门，而且关系非常好的同事，所以Steven用了像"hammer out"，"I owe you lunch"这样的非正式用语，让这封邮件看起来非常随意亲切，而且拉近了他和同事之间的关系。在选择语言风格上，Steven考虑到了和对方的熟悉程度。

二、写给上司

写给上司，语言自然不能像写给同事一样随意，但又不是过于死板，要客观的表达自己的观点，供上司参考，同时还要体现出对上司的尊重，所以Steven用了像"I'm concerned""committing ourselves to""If I can help"这样semiformal的表达，在这封邮件中，决定Steven语言风格的是职级关系。

三、写一封报告

Steven需要就此事写一封报告给公司的管理层，既然是报告，语言风格自然要比email更加正式。memo、email、letter、report、proposal，正式程度是有区别的。从文体上来说memo、email是偏向非正式的，而letter、report、proposal是偏正式的。Steven要写的是一份面向管理层的报告，语气自然需要体现出严谨、专业、客观：

"complete and thorough"这样更加具体的词汇替代了"excellent、super"，而整个报告中都没有出现第一二人称"I"和"you"，用物来主语的情况，是正式语言的一个重要特征。写这封报告，steven考虑到的是文体形式。
看完这三封信，我们总结一下，Steven是如何选择合适的正式程度的。在选择语气的时候，需要考虑三点因素：和读者的熟悉程度、职级关系和文体形式。写给同事和老客户自然没有写给上司和新客户那样正式。当然除此之外，我们还有最后一个非常重要的因素需要考虑。

四、这是好消息吗？

像我们开头举的例子一样，我们在传达好消息的时候，更倾向于随意、非正式的风格，这种风格更容易表达充沛的情感。而如果是坏消息，就不太适合非正式的风格了，比如公司要通知一个同事，他被辞退了，用"You get fired"显然是不合适的，这么草率、直接的表达，会让人难以接受。而如果换成这样，

虽然换了包装也改变不了坏消息的本质，但正式的表达，会体现出这是个深思熟虑的决定，也体现了对读者的尊重。

怎么样，选择恰如其分的语气，你学会了吗？下一期会给大家介绍，如何让你的语气"跃然纸上"！

高效商务写作(1)：打字员的逆袭 
高效商务写作(3)：让你的语气跃然纸上