随着国际商务不断发展和活动范围日益扩大，商务英语的内涵变得越来越丰富，涉及的领域更加广泛。下面小编为大家整理了商务英语信函的写作要素，欢迎大家阅读。

一、商务英语信函写作要素

1、信头

信头是指印制或打印在信头上的企业名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮件、公司网站等。

2、日期

日期通常印在信纸的右下方，或发件人姓名和地址的下方。日期在英式书写为日、月、年;在美式书写为月、日、年。

为了避免误解，日期和年份用数字表示，而月份则用英文表示，第一个字母大写，也可使用缩写。例如：May 1,1998(美式书写);1，May ,,1998(英式书写)。

3、收信人的姓名和地址

在书写收信人姓名时，应特别尊重对方的习惯，不要在公司名称前加或删去前缀The，也不要改用传统的写法和缩写，如Company和Co.不能互换，否则会被视为不礼貌的行为。

如果收件人是个人，应在收件人姓名前加称谓，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用于称呼市长、部长、大使等)、Pres.(总经理、总裁、社长等)、Prof.(教授)等。收件人的地址写法与信封的格式相同。

4、称谓

在商务英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs;称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。

5、正文

正文的地位和内容与中文信函相同。在英文商务信函中，信文从标题下面两行开始写，行与行之间有一行，段与段之间有两行。

信件正文以占信纸的四分之三为宜，周围留有一定的空白，每行的第一个字从左边取全，右边的第一个字不必取全，但要尽量考虑到整齐和美观。

6、结尾

英文商务信函的结尾是写信人的谦称，相当于"敬上"的意思。

如果收信人是一家公司，则常用谦称：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。

二、商务信函七个方面的写作规则

1.Clearness 清楚原则

清楚包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。

2.Conciseness 简洁原则

简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。

商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。

3.Correctness 准确原则

商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。

准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

4.Concreteness 具体原则

具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.

5.Courtesy 礼貌原则

为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。礼貌原则不仅仅体现在使用 Please,thanks you 等这些词汇上面，而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：遵守国际商务往来惯例;尊重对方风俗习惯;语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气;多用友好、肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时

6.Consideration 体谅原则

体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的商务英语信函的“7C原则”默认。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。

7.Completeness 完整原则

一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。

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商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式，其撰写的水平对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。以上内容是小编整理的商务英语信函要素及写作规则，希望可以给大家带来帮助。