在商务英语文书中，商务信函是商业交往的开始，需要大家好好去了解。这篇文章是小编为大家收集整理的商务英语信函怎么写，希望大家喜欢。

一、商务英语信函怎么写

1.信头。信头是指寄信人的地址和寄信日期。通常公司会用信笺打印信头，包括寄信人的姓名、地址、电话、传真等，我们在写传统信件时，可以直接使用这种信笺。

2.题材。题材也是我们平时谈论的主题，可以直接陈述信件的重点，让人不必完全阅读信件就能理解信件的内容。因此，主题应该写得简明扼要。

3.正文。一封信的正文，一封信的好坏，完全取决于正文写得好不好。

4.结尾语。结尾语一般用来概括文中所讨论的事项，提示对收信人的要求，并附加一些略带礼貌的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

二、商务英语信函写作原则

(一)礼貌原则

1.使用you-attitude。对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，建立和谐的关系;其次，you-attitude体现一种写作风格，用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。作者使用we时，实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式，表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此达到礼貌的目的。

(二)体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方利益。在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。

(三)完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。

(四)清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封词不达意的信会引起误会，甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。

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进行商务英语信函写作的时候，要使用商务信函常用的表达，那样会显得很专业，给读者留下很好的印象。上文小编为大家分享商务英语信函怎么写?希望对大家有帮助。