撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果。相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。下面小编为大家整理了商务英语写作原则，供大家参考，希望对大家有帮助。

一、完整性原则

一封完整的信函有助于表达写作者的交流意图;有助于建立和表达友善的关系;有助于防止出现信息遗漏而导致索赔、损失或诉讼。完整性原则包括信函格式的完整性，信函结构的完整性以及信函内容的完整性。标准的信函格式包括信头，日期，信内地址，称呼，正文，结尾敬语，签名。格式的完整性能体现写作者的专业性。信函结构的完整性体现在其结构的模式化。商务英语信函属于实用性文体，程序化程度比较高，一般来说正式的信函由三大部分组成，即信函的开头，正文以及结尾三个部分。信函内容的完整性即一封信函必须包括读者想知道的所有信息，回答读者的一切提问，解答读者的所有疑问。在写作中，我们建议用五个W来检验。

二、正确性原则

商务英语信函的一个重要功能就是信息功能，也就是传递信息。正确性原则不仅仅是指信函中语法的正确、标点符号和拼写的正确，而且也包括标准的语言，合适的表述，准确的数字以及对于商业术语的正确理解。

三、具体性原则

商务英语信函都有明确的交际意图和目的，信函的内容都是具体的。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方做出明确反应的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等。该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。如商品的某些质量和特征要用准确的数字;时间要具体，用年月日，避免使用模棱两可、含混不清的表达法。

四、清楚性原则

所谓清楚，就是信函要写得清楚明白，无晦涩难懂之处，不至于产生误解。写信人应该尽量将自己的意思表达清楚，有助于收信人正确地理解信函的内容，这样才能达到写信的效果。要做到这一点，应避免使用复杂、冷僻、含义模糊的词句和冗长的句子结构;正确恰当地分段。

五、简洁性原则

商务英语属于实用性语言，在实际的商务活动中，信函的用语应尽量简洁，也就是尽量使用简洁的话语表达完整的、详实的信息。简洁常被认为是信函写作的第一要义。在行文中，可以考虑使用缩略语。

六、体谅性原则

商务英语信函的写作中需要作者时刻注意对方的反应，也就是多为对方着想。在写作中，既要满足对方的需要，在结构、态度、措辞等方面也要考虑对方的接受情况。在行文中我们可以多使用“you attitude”，将收信人放在首位。

七、礼貌性原则

一封彬彬有礼的信函能帮助写作者树立良好的职业道德形象，有助于促进业务，增进友谊，加强交流。礼貌意味着在信函中非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、真诚的礼貌、体贴的理解和由衷的尊重。如何能更好的做好这一点呢?我们需要掌握以下的几个要点。

(1)在行文中多使用积极的词汇，避免使用消极的、有歧视含义的词汇。在平时的阅读写作中多搜集积极的词汇。如please，pleasure，appreciate，obliged，grateful，helpful，positive，increase等。商务信件应尊重女性伙伴，尽量避免使用有性别歧视的词语。

(2)将命令式用语改为请求式用语。在行文中使用命令式用语会使口气显得很强硬，俨似把自己的想法强加于人。而使用请求式用语，不仅表明了话语意义，还表示了对对方的尊重，语气则显得更加谦和。如我们在行文中建议多采用Please，Will you please，Could you please，It will be highly appreciated that，It is our pleasure to，Would you be interested in，We regretthat等句型。

(3)利用虚拟语气表示客气和委婉语气。表示希望或意见时可用虚拟式，以示礼貌。如We wish you would let us have your reply soon.

(4)在行文中恰当使用被动语态。在商务函电中，为了使文章更加礼貌得体，除了选用一些得体的语言外，还应多使用被动语态。因为被动语态能使你的请求显得更加温和，更显客气。而主动语态常有谴责、抱怨对方的语气。

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随着国际经济贸易的往来，商务英语信函成为国际沟通的有效途径之一，而有效地撰写商务英语信函是国际商务人才必备的技能之一。作为商务英语专业的学生，撰写商务英语信函也是我们必须掌握的一项重要的、实用的技能。上文是小编为大家分享的商务英语写作原则希望对大家有帮助。